Wann Sie Ihren Mitarbeitern Sonderurlaub geben müssen

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Hochzeit, Umzug oder der Tod eines nahen Angehörigen – in solchen Situationen beanspruchen Arbeitnehmer Extraurlaub.

Wir geben Ihnen einen Überblick, wann Sie Ihren Mitarbeitern bei weiterlaufendem Gehalt freigeben müssen.

Eigentlich spricht jeder von Sonderurlaub. Fachlich richtig ist jedoch der Begriff bezahlte Freistellung von der Arbeit. Grundsätzlich können sich Ihre Mitarbeiter auf § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) berufen, sofern das Recht auf den bezahlten Extraurlaub nicht im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag geregelt ist. Solche Regelungen können die gesetzlichen Ansprüche erweitern, beschränken oder auch ganz ausschließen. Nach Gesetz kommt es darauf an, dass ein Arbeitnehmer aus einem wichtigen persönlichen Grund und unverschuldet eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ an der Arbeitsleistung gehindert wird. Besteht die Möglichkeit, Gleitzeit zu nehmen, so besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub, wenn die persönlichen Verpflichtungen außerhalb der Kernarbeitszeit wahrgenommen werden können.

So ist der gesetzliche Anspruch bei...

...der Geburt eines Kindes: gilt als wichtiger persönlicher Grund.
...einem Todesfall in der engeren Familie: gilt als wichtiger persönlicher Grund.
...der eigenen Hochzeit: gilt als wichtiger persönlicher Grund.
...einem Umzug: keine gesetzliche Regelung. Viele Chefs zeigen sich kulant und gewähren einen freien Tag, bei einem beruflich veranlassten Umzug eventuell zwei freie Tage.
...einem Gerichtstermin: Muss der Mitarbeiter im öffentlichen Interesse vor Gericht erscheinen, sind Sie verpflichtet, ihn zum festgelegten Termin freizustellen. Beispiel: Der Mitarbeiter ist als Schöffe oder als Zeuge geladen. Wird ihm aber als Zeuge der Verdienstausfall ersetzt, müssen Sie keinen zusätzlichen Arbeitslohn zahlen.
...einem Dienstjubiläum: kein Anspruch.
...einem Arztbesuch: nur im Ausnahmefall. Ihr Mitarbeiter muss Arzttermine auf die arbeitsfreie Zeit legen, soweit vorhanden auf die Gleitzeit. Nur bei medizinischer Notwendigkeit kann sich ein Anspruch nach § 616 BGB ergeben. Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung kommt für arbeitsunfähige Mitarbeiter aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz.
...einem Vorstellungsgespräch: Nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf bezahlte Freistellung aufgrund § 629 BGB.

So lange und so oft müssen Sie zahlen
Ausschlaggebend für die Dauer der Lohnfortzahlung ist nach laufender Rechtsprechung die objektiv notwendige Zeit, die der Verhinderungsgrund mit sich bringt. Für eine Hochzeit sind ein bis zwei Tage angemessen, Sie müssen also für die 14-tägigen Flitterwochen nicht zusätzlichen Urlaub gewähren. Häufen sich die Anlässe für Sonderurlaub bei einem einzelnen Mitarbeiter, haben Sie keine Möglichkeit, die Ansprüche auf eine bestimmte Anzahl von Tagen zu deckeln, außer Sie vereinbaren das vertraglich mit dem Mitarbeiter.