Öffentliche Aufträge: So kommen Sie mit Vater Staat ins Geschäft

Auf rund 350 Milliarden Euro jährlich wird das öffentliche Auftragsvolumen in Deutschland geschätzt.

Wenn Sie ein Stück vom Kuchen abhaben möchten, sollten Sie sich mit den Spielregeln vertraut machen.

Die Vorteile sind offensichtlich: Wem es gelingt, sich immer wieder Aufträge für die öffentliche Hand zu sichern, der macht sich unabhängiger von konjunkturellen Schwankungen in der Privatwirtschaft. Ist der Sprung erst einmal geschafft, winken unter Umständen Folgeaufträge, zum Beispiel wenn eine ausschreibungsfreie Vergabe möglich ist. Vater Staat ist zwar kein schneller, aber ein sicherer Zahler.

Allerdings verursacht die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen einen hohen bürokratischen Aufwand. Als Bieter müssen Sie präzise arbeiten. Bereits ein kleiner Fehler kann das Aus bedeuten. Sie müssen die Anforderungen studieren, Ihr Angebot genau kalkulieren und dürfen keine formalen Fehler machen. Und das bei häufig kurzen Fristen. Das alles schreckt viele Unternehmen davon ab, sich zu bewerben. Andererseits können die Chancen dadurch wieder steigen, weil man nur mit wenigen anderen Bietern in Konkurrenz steht.

Sie haben noch nicht für die öffentliche Hand gearbeitet? So gehen Sie am besten vor:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über das streng formalisierte Verfahren. Besuchen Sie dazu Veranstaltungen von IHKs und Handwerkskammern.
• Registrieren Sie sich kostenfrei bei der Auftragsberatungsgesellschaft Ihres Bundeslandes (über www.abst.de). Lassen Sie sich in die Bieterdatei aufnehmen.
• Präsentieren Sie Ihre Leistungspalette und Referenzen auf Ihrer Homepage. So erhöhen Sie die Chancen, bei einer ausschreibungsfreien Vergabe den Zuschlag zu erhalten.
• Halten Sie Ihr Controlling auf dem neuesten Stand. Nur so können Sie Ihre Kosten realistisch ermitteln und sicherstellen, dass Sie nicht am Ende Geld zuschießen.

Lassen Sie sich vorab qualifizieren
Mit der Teilnahme an einem sogenannten Präqualifizierungsverfahren können Sie den bürokratischen Aufwand deutlich verringern. Lassen Sie dazu, auftragsunabhängig, Ihre Eignungsnachweise für ein Vergabeverfahren von einer IHK überprüfen. Bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen müssen Sie dann nur noch den Zertifikatscode angeben und Ihre Eignung nicht mehr durch Einzelnachweise belegen. Hinterlegen Sie die Daten in der bundesweiten Datenbank www.pq-vol.de. Dann kann sich ein öffentlicher Auftraggeber jederzeit von Ihrer Leistungsfähigkeit überzeugen.

Internet ist das gängige Medium
Ausschreibungen finden heute meistens online statt. Sie holen sich die Anforderungen der Behörde von einer Internetplattform, bearbeiten die Unterlagen und schicken sie elektronisch zurück. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie im Besitz eines elektronischen Zertifikats sind, mit dem Sie Angebote elektronisch signieren können. Mit dieser elektronischen Unterschrift weisen Sie sich gegenüber dem staatlichen Einkäufer aus. Falls Sie noch kein elektronisches Zertifikat besitzen, finden Sie ausführliche Informationen hierzu zum Beispiel auf der Online-Vergabeplattform des Bundes.